Närings-, trafik- och miljöcentralerna lyder under Arbets- och näringsministeriet. NTM-centralerna handhar också uppgifter som lyder under Miljöministeriet, Kommunikationsministeriet, Jord- och skogsbruksministeriet, Undervisnings- och kulturministeriet samt Inrikesministeriet.
Webropol har tagit fram en skräddarsydd lösning som används av NTM-centralerna för att samla in information från diverse situationer genom lämpliga kanaler. Informationen rapporteras automatiskt i realtid till relevanta beslutsfattare i organisationen.
Insamling av information genom flera kanaler för att tilldela resurser och förbättra kvalitetsprocessen
”Vi använder Webropol för att få återkoppling från företag, identifiera rekryteringssvårigheter och andra utvecklingsbehov. Vi kan använda denna information för att identifiera kompetensbrister på arbetsmarknaden och tillhandahålla utbildningslösningar för att minska dessa brister. Webropol används också för att få kundåterkoppling från kärnprocesserna hos arbets- och näringsbyråerna och NTM-centralerna. Webropol förser oss med ett oumbärligt verktyg för att mäta och övervaka servicekvaliteten och att kontinuerligt förbättra våra serviceprocesser. Utgående från resultaten kan vi snabbt bestämma vilken arbetsmarknadsutbildning vi ska sätta igång. Vi kan också få reda på vilka branscher som har ett större utvecklingsbehov, vilket gör att vi kan rikta våra arbetsmarknads- och affärstjänster åt rätt håll. Resurserna anslås till olika tjänster och vi kan skapa åtgärder för att förbättra kvaliteten i våra processer.” (Projektledare Jouni Marttinen)
Känn till vad kunderna tycker om din service idag – inte för åtta månader sedan
Förr samlade bara NTM-centralerna in kundåterkoppling en gång om året. Genom att samla in kontinuerlig information i realtid är det mycket lättare att förbättra tjänsterna. Projektledaren Jouni Marttinen tillägger: ”Pilotprojekten startades eftersom det är försent att bestämma IDAG vad kunderna tyckte om dig för 8 eller 12 månader sedan. Det ger upphov till många frågor: ’Är detta ett nytt problem eller är det ett befintligt problem som har blivit värre?’ Borde dessutom inte denna information gå direkt till de experter som behöver informationen? Varför ska någon tillbringa lång tid med att sammanställa resultat när rapporterna borde finna i realtid, och vecko- och månadsrapporter skickas automatiskt till relevanta personer?” Svaret är ja! Vi vill vidta åtgärder och tjäna allmänheten så bra vi kan. ”Webropols undersökningssystem är ett mycket snabbt och enkelt verktyg för att skapa i stort sett alla sorts undersökningar.” Du behöver inte vara IT-specialist för att skapa de undersökningar din organisation behöver.
Landstäckande undersökningar och undersökningar som passar lokalt för regionkontor, med minimala IT-kunskaper
Ett pilotprojekt vid NTM-centralen samlar nu in kundåterkoppling direkt efter att kunderna har mottagit ett beslut på sina anslagsansökningar eller haft ett inspektionsbesök från NTM. Webropol har gjort det enkelt att centralt sätta upp de undersökningar som organisationen använder, men det har också blivit enkelt att modifiera dessa för andra projekt eller lokala behov på regionkontoren. Layoutfunktionerna i Webropol gör det enkelt att skapa ett professionellt intryck och på samma gång bibehålla organisationens identitet. Ett måste för oss är att alla undersökningar är responsiva och lätta att besvara med hjälp av mobiltelefoner, surfplattor och datorer.
Automatiska rapporter till rätt experter, chefer och högre chefer möjliggör omedelbara åtgärder
Något som visade sig mycket värdefullt och tidsbesparande för oss är att resultaten är tillgängliga i realtid. Det som verkligen spar tid är att rapporterna kan skickas automatiskt till relevanta experter, chefer och högre chefer. Länken till rapporten går att öppna på datorer och andra enheter, t.ex. mobiltelefoner. Rapporterna uppdateras i realtid och omedelbart när svaren tas emot. ”Med realtidsrapportering känner du alltid av pulsen och är hela tiden medveten om den aktuella situationen. Meddelanden och aviseringar kan också skickas automatiskt för att informera den relevanta personen om ett speciellt svar har tagits emot.”
Sammanfattning: Kontinuerlig återkoppling och realtidsrapportering på ett användarvänligt sätt
”För att sammanfatta så möjliggör Webropols undersökningssystem i kundåterkopplingspiloten vid NTM-centralerna att det går att få kontinuerlig återkoppling, och resultaten är tillgängliga i realtid. Detta innebär att det går att införa förbättringar när behovet uppstår, inte en gång per år när det kan vara för sent.” ”Det är enkelt för NTM-personalen att modifiera, använda och skicka undersökningarna, och det är enkelt att besvara dem på datorer, mobiltelefoner och surfplattor, vilket garanterar att det finns tillräcklig mängd data för att kunna få värdefulla insikter. ”Rapporterna kan distribueras enkelt till experter och chefer, så man behöver inte tillbringa tid med att generera rapporter och komma ihåg att skicka dem till rätt personer i tid.”