5 saker att tänka på när du väljer enkätverktyg
Att samla in feedback och fatta beslut baserade på data är en viktig del i många organisationers utveckling. Det kan handla om att förstå kundernas upplevelser, följa upp medarbetarnas synpunkter, skapa bättre beslutsunderlag eller identifiera områden som behöver utvecklas.
Med rätt enkätverktyg blir det enklare att samla in rätt information från rätt målgrupp vid rätt tidpunkt. Ett bra verktyg sparar också tid och hjälper organisationen att gå från insamlad data till analys, insikter och konkreta åtgärder.
Men vad ska man egentligen tänka på när man väljer enkätverktyg? Här är fem viktiga områden att titta närmare på.
1. Enkelt att använda
Ett bra enkätverktyg ska vara enkelt att komma igång med och enkelt att använda. Ju mindre tid som behöver läggas på att förstå själva systemet, desto mer tid kan läggas på att skapa bra undersökningar, analysera resultaten och använda dem i verksamheten.
Det ska vara smidigt att skapa, redigera och publicera enkäter utan omfattande utbildning. Även upplevelsen för den som svarar är viktig. Enkäterna bör fungera lika bra i mobiltelefon, surfplatta och dator, i olika webbläsare och vara utformade med hänsyn till tillgänglighetskrav.
2. Informationssäkerhet och dataskydd
När kunders, medarbetares eller andra målgruppers uppgifter samlas in är säkerheten avgörande. Ett modernt enkätverktyg behöver därför uppfylla relevanta krav på informationssäkerhet och dataskydd, inklusive GDPR.
Ta reda på var informationen lagras, hur den hanteras och vem som äger den data som samlas in. Det bör också finnas tydliga möjligheter att styra användarnas behörigheter och åtkomst till information.
Funktioner som Single Sign-On (SSO) och flerfaktorsautentisering ger ytterligare skydd och kan samtidigt göra användarhanteringen enklare för organisationen.
3. AI som förenklar hela undersökningsprocessen
AI har blivit en allt viktigare del av moderna enkätverktyg. Rätt använd kan AI hjälpa till i flera delar av arbetet – från att skapa undersökningen till att analysera resultat och ta fram beslutsunderlag.
Analys av fritextsvar: AI kan snabbt analysera stora mängder öppna svar och identifiera återkommande teman, mönster och känslor. Det minskar det manuella arbetet och gör det lättare att se vad som faktiskt är viktigt i respondenternas svar. Hur analyserar man enkäter bättre med hjälp av AI?
Automatiserad rapportering: AI kan hjälpa till att sammanfatta resultat och lyfta fram viktiga observationer. Det gör det enklare att använda resultaten i exempelvis ledningsarbete, verksamhetsuppföljning och utvecklingsarbete.
Skapa enkäter: AI kan ge stöd när frågor och frågeformulär ska tas fram och även hjälpa till att formulera exempelvis inbjudningar och annan kommunikation kring undersökningen.
GDPR och anonymisering: AI kan även användas för att identifiera och ta bort personuppgifter som respondenter har skrivit i fritextsvar. Det kan bidra till bättre dataskydd och minska risken för att personuppgifter hanteras på ett olämpligt sätt.
När du jämför olika enkätverktyg är det därför bra att titta på hur AI används genom hela processen – inte bara för analys, utan även för att skapa undersökningar, rapportera resultat och ge bättre underlag för beslut.
4. Möjlighet att växa och samla in svar i flera kanaler
Behoven förändras ofta över tid. En organisation kanske börjar med en kundundersökning eller medarbetarundersökning men behöver senare arbeta med fler typer av undersökningar och återkoppling.
Därför är det en fördel att välja en flexibel och skalbar enkätplattform som kan utvecklas tillsammans med organisationens behov. Det kan exempelvis handla om att komplettera med 360-graders utvärderingar, evenemangshantering eller lösningar för att samla in feedback på plats.
Det är också viktigt att kunna nå målgruppen på olika sätt. Svar bör kunna samlas in via exempelvis e-post, SMS, öppna länkar, webbplatser eller på plats i verksamheten. På så sätt kan insamlingsmetoden anpassas efter både målgrupp och situation.
Tänk även på hur många personer som ska arbeta i systemet. Om flera avdelningar eller medarbetare ska använda verktyget kan en lösning som stödjer många användare utan extra kostnader vara en stor fördel.
5. Rapportering och delning av resultat
Insamlad feedback skapar verkligt värde först när resultaten når rätt personer och kan användas i verksamheten.
Undersök därför hur enkelt enkätverktyget gör det att omvandla insamlade svar till tydliga rapporter och hur resultaten kan delas med chefer, medarbetare och andra berörda.
Rapportering i realtid och anpassningsbara rapportvyer gör det möjligt att följa resultaten löpande. Det ger organisationen bättre förutsättningar att upptäcka förändringar, identifiera förbättringsområden och arbeta kontinuerligt med resultaten.
Varför välja Webropol som enkätverktyg?
Webropol är utvecklat för organisationer som vill göra mer av sin kund- och medarbetarfeedback och använda resultaten som underlag för utveckling, uppföljning och bättre beslut.
Plattformen har utvecklats under flera decennier och bygger på nära samarbete med våra kunder. Webropol erbjuder bland annat:
- en flexibel och skalbar plattform som kan utvecklas tillsammans med organisationens behov
- GDPR-anpassad hantering med servrar placerade i norra Europa
- AI-funktioner för att skapa undersökningar, analysera feedback och sammanfatta resultat
- möjlighet att samla in svar genom flera olika kanaler
- responsiva och tillgängliga enkäter
- erfarenhet från både offentlig och privat sektor
- lokal support och hjälp när du behöver det
Med Webropol blir det enklare att gå från insamlad data till kunskap som kan användas för att fatta bättre beslut och utveckla verksamheten över tid.
Vill du se hur Webropol kan hjälpa din organisation?
Boka en kostnadsfri demonstration och se hur plattformen kan användas utifrån era behov.
Vanliga frågor om att välja enkätverktyg
Vilket enkätverktyg passar bäst för företag och organisationer?
Det beror på vilka behov organisationen har. Några viktiga områden att jämföra är användarvänlighet, informationssäkerhet, GDPR, möjligheter till analys och rapportering samt hur enkelt verktyget kan anpassas när behoven förändras.
Varför är informationssäkerhet och GDPR viktigt i ett enkätverktyg?
Kundundersökningar och medarbetarundersökningar kan innehålla personuppgifter och annan känslig information. Därför är det viktigt att välja en enkätplattform med tydliga rutiner för dataskydd, lagring, åtkomst och informationssäkerhet.
Hur kan AI användas i undersökningar?
AI kan bland annat hjälpa till att skapa enkäter, analysera fritextsvar, identifiera teman och mönster samt sammanfatta resultat. Det kan minska mängden manuellt arbete och göra det snabbare att hitta viktiga insikter i insamlad data.
Kan ett enkätverktyg användas till mer än vanliga undersökningar?
Ja. En skalbar enkätplattform kan användas för många olika typer av datainsamling och återkoppling. Det kan exempelvis vara kundundersökningar, medarbetarundersökningar, 360 utvärderingar, evenemang, utbildningar och löpande feedback. En flexibel lösning gör det möjligt att utöka användningen utan att behöva byta system.