Projektledningen började på kontoret – fortsatte på distans

Projektledningen började på kontoret – fortsatte på distans

25.11.2020|Intervju, Jobb hos oss, Tips, Webropol Blogg

Projektledning är ett brett begrepp som återfinns i alla möjliga olika sammanhang. Det finns ett hav av olika utbildningar och kurser för att lära sig projektledning och därmed också ett hav av olika innebörd av vad projektledning är. Projektledaren i en industrifabrik och projektledaren för ett skolprojekt skulle garanterat beskriva projektledning på olika sätt. För att ändå försöka få fram en generell beskrivning lånar jag Nationalencyklopedins uppslagsverk som anger att:

Projektledning är den person (projektledare) eller grupp av personer som utsetts att ansvara för genomförandet av ett projekt, dels det arbete i form av planering, administration och ledning som utövas.

Kort och gott skulle jag beskriva det som att projektledning innebär att ansvara för resurser, budget och leverans till beställaren. I det ansvaret ingår exempelvis att fördela arbetsuppgifter, ge information till projektdeltagare och säkerställa hög kvalité på slutprodukten. På det stora hela är projektledarens roll att ansvara för att projektet går åt rätt håll.

När jag ska projektleda börjar jag inledningsvis med att bryta ner projektet i olika delar. För att ett projekt ska lyckas är det många bitar som ska fungera på bästa sätt och projektdeltagare ska ges bästa förutsättningar för att hög kvalité ska uppnås i projektet. För mig är det tre delar i projektet som är extra viktiga:

  • Roller
  • Tidplan
  • Leverans av kvalité till projektbeställaren

 

Tydliga roller i projektet för vem som ansvarar för vad ser jag som en input i projektet, alltså vad man startar med och ”stoppar in” i projektet. Att sätta en tydlig tidplan (och såklart hålla den!) är även det input i projektet – två faktorer för att nå hög kvalité. Sen tillkommer såklart fler parametrar och aktiviteter i projektet som även de är viktiga, exempelvis kostnader i projektet och systemstöd för projektledningen, men dessa är inte med på min topp-tre-viktigt lista. Projektets output är det som kommer ut från projektet, alltså leveransen. Leveransen ska dels vara av hög kvalité, dels motsvara vad projektbeställaren har beställt. Kvalité i input + kvalité i output = lyckat projekt.

Oförutsedda händelser påverkar såklart projektledningen oavsett hur det definieras eller vad som anses viktigt i projektet. Den förändrade arbetssituationen i år med betydligt mer hemarbete och mindre fysiska möten kan innebära en del omställningar för en projektledare. Hur stora utmaningarna blir i och med det förändrade arbetssättet beror självklart på hur vana projektdeltagarna och projektledarna är på att arbeta på distans. Personligen har mitt arbete till största del varit förlagt till kontoret och jag har därmed varit van vid fysiska möten och muntliga avstämningar. Det blev med andra ord en ganska stor omställning till att projektleda på distans.

För mig har en av utmaningarna med hemarbete varit att spontana möten och snabba muntliga avstämningar med projektdeltagare inte har känts lika tillgängliga. Därmed har min kalender och inbokade tider blivit ännu viktigare. När jag och projektdeltagare arbetar på kontoret är det enkelt att ta ett spontant möte eller skjuta fram ett möte 15 minuter för att ta en kaffe först. Vi kommunicerar mycket och ser varandra under arbetsdagen. Visst går det bra att skjuta upp digitala möten också eller ta dem spontant men när jag arbetar på kontoret och har projektdeltagare bredvid mig upplever jag att jag har en bättre uppfattning om vad alla har på agendan och på så sätt också kunna passa in snabba avstämningar eller skjuta på bokade tider om det behövs. Det är viktiga delar för att se till att projektet går åt rätt håll och vid arbete på distans gäller det att hitta arbetssätt som kan resultera i detta.

Sen finns det fler utmaningar med att projektleda på distans men förutom avsaknaden av det snabba och spontana muntliga är min känsla att det går alldeles utmärkt att projektleda på distans! Tydlighet och samarbetsvilja är två viktiga nyckelfaktorer. Och mest av allt är det nog saknaden av det sociala på arbetsplatsen som påverkar i alla fall mig. Då är det tur att vi har digitala verktyg till hjälp! Om deltagarna har kameran påslagen blir det digitala mötet mer levande och motiverande. Dessutom kan mötet få roliga inslag när en katt springer på tangentbordet, någon har på sig en blinkande jultröja eller någon har rotat fram ett otippat snacks längst in i skafferiet. Det blir minst lika mycket skratt på distans som på kontoret!

Tack för mig!

Vid pennan,
Elenore

 

Andreas Selin