Så ökar du svarsfrekvensen i din undersökning
Svarsfrekvensen i din undersökning påverkar direkt hur heltäckande och tillförlitligt underlag du får från kunder, medarbetare eller andra intressenter. Ju fler som svarar, desto bättre underlag får du för att fatta beslut utifrån deras synpunkter.
Det finns dock ingen enskild åtgärd som automatiskt leder till en högre svarsfrekvens. Oftast är det flera faktorer som tillsammans avgör resultatet: hur enkel undersökningen är att besvara, hur relevant den upplevs av respondenten och hur väl den når rätt personer, vid rätt tidpunkt och genom rätt kanal.
Ta del av våra 7 tips på hur du kan öka svarsfrekvensen i din undersökning!
Om du först vill veta vad som räknas som en bra svarsfrekvens i olika sammanhang kan du också läsa: Vad är en bra svarsfrekvens för en undersökning? →
1. Gör undersökningen tydlig och lagom kort
Tydlighet och längd är två viktiga faktorer som påverkar svarsfrekvensen. Om en undersökning upplevs som lång eller komplicerad är risken stor att många inte ens börjar svara.
En bra undersökning:
- följer en logisk ordning
- innehåller endast relevanta och nödvändiga frågor
- upplevs som snabb att besvara
I praktiken innebär det att du bör kunna motivera varje fråga: Vilket beslut ska informationen från frågan bidra till? Om du inte kan svara på det tillför frågan sannolikt bara onödig längd till undersökningen.
Ange också redan i inbjudan ungefär hur lång tid undersökningen tar att besvara. En formulering som ”Det tar cirka 3 minuter att besvara undersökningen” sänker tröskeln för att börja svara.
2. Mobilanpassa undersökningen
Allt fler respondenter besvarar undersökningar via mobilen. Därför kan mobilanpassning ha stor betydelse för svarsfrekvensen.
En mobilanpassad undersökning är:
- tydligt strukturerad
- lätt att läsa även på en liten skärm
- tekniskt korrekt utformad
- snabb att besvara
Om det känns svårt eller krångligt att svara – till exempel om frågorna inte får plats på skärmen eller svarsalternativen är svåra att välja – kan svarsfrekvensen sjunka.
Testa därför alltid undersökningen i mobilen innan du skickar ut den. Om du själv upplever den som krånglig kommer dina respondenter sannolikt att göra det också.
3. Välj rätt kanaler för att samla in feedback
Alla undersökningar fungerar inte lika bra i alla kanaler. Fel kanal kan sänka svarsfrekvensen avsevärt, även om själva undersökningen är väl utformad.
Välj kanal utifrån sammanhang och målgrupp. Ofta får du bäst resultat genom att kombinera olika kanaler:
- E-postundersökningar fungerar bra för stora grupper och gör det möjligt att anpassa och rikta kommunikationen.
- SMS-undersökningar når respondenter snabbt och passar särskilt bra för korta undersökningar. Använd både envägs- och tvåvägs-SMS när det är relevant.
Utgå alltid från respondentens perspektiv när du väljer kanal: I vilken kanal är det enklast och mest naturligt för målgruppen att svara?
4. Skicka undersökningen vid rätt tidpunkt
Tidpunkten påverkar hur relevant undersökningen upplevs av respondenten.
Exempel:
- Kundundersökningar bör skickas så snart som möjligt efter kontakten eller upplevelsen.
- Bredare undersökningar fungerar bäst när respondenterna har hunnit få tillräcklig erfarenhet av det som undersökningen handlar om.
- Undvik semesterperioder för interna undersökningar, exempelvis medarbetarundersökningar.
Om undersökningen skickas för sent kanske respondenten inte längre minns upplevelsen tillräckligt väl. Skickas den vid fel tidpunkt kanske personen helt enkelt inte har tid att svara.
Ett praktiskt tips är därför att testa och optimera tidpunkten för dina utskick. Även en mindre förändring kan förbättra svarsfrekvensen betydligt.
5. Förklara varför återkopplingen är viktig och skapa förtroende
Människor är mer benägna att svara när de förstår varför deras åsikt är viktig och hur deras svar kommer att användas.
Det räcker därför inte alltid med att bara be någon att delta i en undersökning. Förklara i stället:
- varför undersökningen genomförs
- hur svaren kommer att användas
- vilken betydelse återkopplingen kan få
Exempel: ”Genom att svara hjälper du oss att förbättra våra tjänster så att de bättre motsvarar dina behov.”
Förtroendet mellan avsändare och respondent är avgörande. Särskilt i medarbetar- och kundundersökningar vill respondenterna veta hur deras svar kommer att hanteras.
Var därför tydlig med:
- om svaren är anonyma
- vem som kommer att ta del av och analysera svaren
- hur personuppgifter och data skyddas
När respondenterna förstår detta ökar förtroendet, vilket kan bidra till både högre svarsfrekvens och bättre kvalitet på svaren.
6. Anpassa ditt budskap och skicka påminnelser
Personlig kommunikation kan göra att en undersökning via e-post eller SMS upplevs som mer relevant. Enkla anpassningar, som att använda mottagarens namn, hänvisa till kundrelationen eller använda ett språk som passar målgruppen, kan märkbart förbättra svarsfrekvensen.
Påminnelser är också ett av de mest effektiva sätten att öka svarsfrekvensen. Många svarar inte på det första utskicket eftersom de har mycket annat att göra. En påminnelse gör att undersökningen åter hamnar i fokus.
En bra påminnelse är:
- kort
- tydlig
- vänligt formulerad
- försedd med en lättillgänglig länk till undersökningen
Kom ihåg att en stor andel av svaren ofta kommer efter en påminnelse. Utan påminnelser riskerar svarsfrekvensen att förbli låg.
7. Visa att återkopplingen leder till något
Det här är en av de viktigaste faktorerna på lång sikt.
Om respondenterna aldrig får veta vad som hände med deras återkoppling minskar motivationen snabbt att delta i framtida undersökningar. Det kan börja kännas meningslöst att svara.
Kommunicera därför:
- vad ni har lärt er av undersökningen
- vilka förbättringsområden ni har identifierat
- vilka konkreta förändringar som planeras eller redan har genomförts
Verklig effekt uppstår först när resultaten delas och följs av synliga åtgärder.
Vanliga fallgropar som sänker svarsfrekvensen
Svarsfrekvensen blir ofta låg när:
- undersökningen är för lång
- frågorna är otydliga
- syftet med eller nyttan av att svara inte förklaras
- undersökningen inte är mobilanpassad
- undersökningen skickas vid fel tidpunkt
- inga påminnelser skickas
- det saknas förtroende mellan avsändaren och respondenten
- det saknas återkoppling om hur svaren används
Att åtgärda bara några av dessa problem kan förbättra resultatet avsevärt.
Sammanfattning
Det finns många praktiska sätt att förbättra svarsfrekvensen, men det är helhetsupplevelsen som har störst betydelse.
När en undersökning är:
- enkel
- snabb
- relevant
- förtroendeingivande
… blir det enklare och mer naturligt att svara – och svarsfrekvensen ökar.
Vanliga frågor om hur du ökar svarsfrekvensen
Hur kan jag snabbt öka svarsfrekvensen i min undersökning?
Några av de snabbaste sätten är att korta ned undersökningen, skriva en tydlig inbjudan, ange hur lång tid undersökningen tar att besvara, skicka påminnelser och erbjuda mindre incitament, exempelvis utlottning av priser.
Vad påverkar svarsfrekvensen mest?
Undersökningens tydlighet och längd har stor betydelse. Även tidpunkten, mobilanpassningen och om respondenterna upplever att deras återkoppling är meningsfull påverkar svarsfrekvensen i hög grad.
Hur lång bör en undersökning vara?
Så kort som möjligt utan att undersökningen förlorar sitt syfte. För längre undersökningar kan tydliga avsnitt och en förloppsindikator göra det lättare för respondenten att slutföra undersökningen.
Bör jag skicka påminnelser?
Ja. En stor del av svaren kommer ofta efter påminnelser. En vänlig och tydlig påminnelse kan öka andelen som slutför undersökningen betydligt.
Kan personligt anpassad kommunikation öka svarsfrekvensen?
Ja. Ett personligt anpassat budskap upplevs som mer relevant och kan öka sannolikheten för att mottagaren svarar.